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Adieu Poststempel, hallo Digitalisierung

Dokumente managen mit Barcode-Split

OKI Druck- und Multifunktionssysteme sind hochwertige Office-Printer und beinhalten auch gleich Lösungen für Dokumentenmanagement. Mit der offenen Plattform sXP und einigen Software-Tools bzw. Schnittstellen entsteht ein Set an Möglichkeiten, die Ihre Abläufe vereinfachen.

Ein Beispiel, wie der OKI Multifunktionsdrucker zusammen mit der Partnersoftware von Sendys beim klassischen Posteingang eingesetzt werden kann:

Posteingang: viel Papier, viel Arbeit

In vielen Unternehmen verursacht der Posteingang denselben Aufwand wie noch vor 15 Jahren: Posteingangsstempel, händische Vermerke, Postmappe und Postfächer, dann erst wird bearbeitet und letztlich folgt die Ablage in Ordnern.

Use case: Digitalisierung mittels Barcode-Split

OKI bietet dafür eine einfache Lösung. Das Zusammenspiel des OKI Multifunktionsdruckers mit sXP und Sendys ermöglichen einen s.g. Barcode Split. Das Szenario:

  • Man verwendet kleine Barcode-Aufkleber. Sie markieren jeweils die erste Seite einer Datei und definieren auch gleich Algorithmen wie Nomenklatur, oder Abläufe.
  • Die Dokumente werden an der Eingangsstelle mit dem Barcode beklebt
  • Jetzt können alle Rechnungen zusammen in den Einzugsschacht Ihres OKI Multifunktionsdruckers gelegt und in einem Durchgang gescannt werden.
  • Der Clou: Der OKI Multifunktionsdrucker erkennt anhand des Barcodes, wo die eingelesenen Seiten zu unterteilen sind und erzeugt je eine Datei, die alle zugehörigen Seiten umfasst.

Der Datei-Name, die Archivierung, aber auch andere Vermerke etc. erfolgen wie im Barcode Algorithmus festgelegt. Alle Dokumente sind somit digitalisiert und zur weiteren Bearbeitung bereit.

Enorme Zeitersparnis – digitale Archivierung und Aufbewahrung –  einfach zu realisieren

Die Spezialisten von OKI unterstützen Sie gerne bei der Evaluierung
Ihrer maßgeschneiderten Dokumenten Management Lösung!

 

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